Kebijakan Teknologi Informasi di Universitas

Pernahkah anda memperhatikan “Privacy Policy” saat membuat acount email atau di social media? Mungkin ada beberapa dari anda yang membacanya terlebih dulu sebelum mencentang “I agree” atau “Saya setuju”, dan sebagian yang lain hanya setuju-setuju saja masa bodoh dengan kebijakan tersebut asalkan acount terbuat (eh kok jadi curhat ya).

Masalah jika kita tidak tau tentang kebijakan tersebut? Bisa jadi. Misalkan suatu saat anda mengunggah (meng-upload) sebuah foto di Tumblr dan kemudian ternyata anda tidak menginginkan foto tersebut tersebar terlalu luas sedangkan anda tidak mem-private foto tersebut, jangan salahkan Tumblr jika foto tersebut dapat di “Reblog” ataupun dapat terakses oleh search engine. Anda bisa melihat contoh Privacy Policy Tumblr atau pun Privacy Policy Gmail.

Bagaimana jika di suatu universitas, apakah ada kebijakan dalam menggunakan teknologi informasi yang telah disediakan? Tentu seharusnya ada. Teknologi informasi yang sangat luas suatu “aturan” atau “kebijakan” dalam penggunaannya, apalagi dalam lingkup universitas. Salah satu contoh yang saya dapat yaitu Kebijakan Teknologi Informasi pada Universitas Katolik Parahyangan (Unpar). Kebijakan Teknologi Informasi yang ada pada situs tersebut cukup lengkap mulai dari apa saja kebijakan baik untuk mahasiswa, dosen atau karyawan dijelaskan secara rinci, serta terdapat sanksi bagi yang melanggarnya. Hal yang mencakup dalam kebijakan tersebut antara lain adalah, mengenai Kebijakan Internet dan jaringan serta ketentuan teknisnya, kemudian dibagi menjadi beberapa bagian yaitu

  • Pemanfaatan TIK oleh Mahasiswa, berisi penjelasan fasilitas apa saja yang didapatkan oleh mahasiswa, tanggung jawab yang harus dilakukan, etika dalam penggunaan atau pemanfaatan teknologi informasi yang ada pada universitas tersebut.
  • Pemanfaatan TIK oleh Dosen/Karyawan, berisi penjelasan fasilitas yang didapatkan, aturan pengguanaan serta etika penggunaan teknologi informasi yang tersedia.
  • Prioritas Layanan TIK, berisi prioritas penanganan masalah yang terjadi
  • Kebijakan Jaringan Kabel, berisi penjelasan penggunaan jaringan kabel
  • Kebijakan Jaringan Nirkabel, berisi penjelasan penggunaan jaringan nir kabel
  • Kebijakan Keamanan, penjelasan hal  yang perlu diterapkan untuk menjaga keamanan
  • Kebijakan Penyariangan Email Spam, detail dari kebijakan penyaringan spam
  • Kebijakan Band-Width Internet, batas penggunaan band-width dan pengecualiannya.

Dari beberapa bagian tersebut saya akan lebih membahas mengenai kebijakan penggunaan email yang berada di UNPAR. Kebijakan tersebut dibagi menjadi dua, penggunaan email untuk mahasiswa dan untuk dosen/karyawan.

Untuk Mahasiswa,

Mahasiswa diberikan fasilitas email dan messaging untuk menunjang kegiatan pembelajaran dan keperluan pribadi, sejauh pemanfaatanya tidak melanggar ketentuan atau aturan-aturan yang berlaku baik di lingkungan Unpar dan/atau Indonesia. (Yang dapat dikelompokan dalam fasilitas messaging misalnya adalah chat sessions, newsgroup dan konferensi elektronik.)
Dalam memanfaatkan email dan messaging, mahasiswa tidak diperkenankan untuk:
  • Mengirim email atau pesan yang tidak etis, kasar atau agresif kepada mahasiswa lain maupun staf Unpar.
  • Mengirim pesan-pesan yang provokatif atau bernada menghasut.
  • Mengirim email maupun pesan yang mengandung tulisan/gambar/suara/video asusila.
  • Mengirim email spam.
  • Mempropagasikan email berantai.
  • Mengirim email dengan identifikasi sebagai orang lain dengan tujuan agar penerima email menganggap bahwa email dikirim oleh orang lain tersebut.
  • Mengirim hasil karya orang lain (misalnya suara, video, file, musik dan foto) tanpa memperhatikan hak cipta.

Untuk Dosen/Karyawan,

Dalam memanfaatkan internet, email dan messaging, dosen/staf harus memperhatikan ketentuan dan/atau aturan-aturan yang berlaku baik di lingkungan Unpar dan/atau Indonesia. Dosen/staf perlu memahami isi Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik yang sudah diberlakukan oleh pemerintah Indonesia sejak tahun 2008 (lihat: http://www.pemkomedan.go.id/uuti/uu_112008.php)

  • Pencarian informasi yang memberikan nilai tambah bagi dosen/staf.
  • Download/upload slides, gambar/foto, artikel, makalah, buku (versi gratis) dan perangkat lunak (gratis) dari/ke situs-situs yang relevan dengan pendidikan tinggi.
  • Berdiskusi pada forum-forum.
  • Melakukan video conference secara online dengan pihak luar yang bekerja-sama dengan unit/Unpar untuk tujuan yang penting & baik bagi unit/Unpar.

Walaupun pemanfaatan bandwidth internet sudah diatur (dibatasi secara otomatis), namun dosen/staf diminta untuk memperhatikan kepentingan pengguna jaringan yang lain dengan tidak men- download dan/atau meng- upload file/data berukuran sangat besar.

Dalam memanfaatkan email dan messaging, dosen/staf tidak diperkenankan untuk:

  • Mengirim email atau pesan yang tidak etis, kasar atau agresif kepada staf lain maupun mahasiswa Unpar.
  • Mengirim pesan-pesan yang provokatif atau bernada menghasut.
  • Mengirim email maupun pesan yang mengandung tulisan/gambar/suara/video asusila.
  • Mengirim email spam.
  • Mempropagasikan email berantai.
  • Mengirim email dengan identifikasi sebagai orang lain dengan tujuan agar penerima email menganggap bahwa email dikirim oleh orang lain tersebut.
  • Mengirim hasil karya orang lain (misalnya suara, video, file, musik dan foto) tanpa memperhatikan hak cipta.

Dosen & staf diberikan fasilitas akses internet untuk menunjang efisiensi, produktivitas dalam bekerja, pengembangan karier dosen/staf, pengembangan unit dan Unpar secara umum.

Beberapa hal yang menjadi misused untuk penggunaan email khususnya pada email untuk universitas seperti ini sebagai berikut :

  1. Menggunakannya untuk kepentingan pribadi, misalkan untuk mengirim email yang sifatnya pribadi tidak ada sangkut pautnyat dengan kegiatan akadmik.
  2. Menggunakannya sebagai pelengkap syarat mendaftarkan diri pada suatu hal yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan akademik, misalkan untuk mendaftarkan diri di acount Facebook.
  3. Mengirimkan atau mem-forward email sembarangan, misalkan berita yang merupakan isu atau yang dapat menjatuhkan orang lain.
  4. Dibuat untuk menyebarkan iklan / spam

Hal diatas juga terdapat pada kebijakan yang ada di Kebijakan Teknologi Informasi  UNPAR. Jika terjadi pelanggaran terhadap kebijakan yang telah ditentukan akan dikenakan sanksi yang telah disebutkan seperti dibawah ini.

a.     Penonaktifan akun pengguna yang bersangkutan, dan atau

b.     diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku di Unpar

i.        Untuk pegawai: sesuai dengan peraturan kepegawaian yang berlaku.

ii.        Untuk mahasiswa: sesuai dengan peraturan kemahasiswaan yang berlaku

Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan, perlunya Kebijakan Teknolgi Informasi untuk dapat mengatur penggunaan atau pemanfaatan teknologi informasi agar tidak terjadi penyalahgunaan atau pencemaran nama baik universitas ataupun instansi yang terkait.

Kebijakan Teknologi Informasi di Universitas

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s